Perihal Unit Dokumentasi

UNIT DOKUMENTASI SMK TAMPARLI 2009

LATAR BELAKANG

Unit dokumentasi sekolah mula ditubuhkan di sekolah ini sejak tahun 2006 namun pada ketika itu ia hanya menumpang tempat di bilik mesyuarat Pengetua. Pada penghujung 2008 bilik Unit Dokumentasi yang baru telah siap dibina dan kerja-kerja pembersihan, pemindahan semua dokumen dan keceriaan telah bermula secara berperingkat-peringkat. Bilik Unit Dokumentasi yang baru ini diberi nama “Hub - Multi Info” yang bermaksud tempat penyimpanan pelbagai maklumat.

Ia mula beroperasi pada 4 Januari 2009 dan penambahbaikan sedang dilakukan dari semasa ke semasa.

OBJEKTIF

• Tempat penyimpanan berpusat bagi segala dokumen-dokumen yang berkaitan dengan SMK Tamparuli.
• Tempat penyimpanan maklumat-maklumat yang berkaitan dengan pendidikan.
• Sumber rujukan utama kakitangan SMK Tamparuli dan pelawat-pelawat yang ingin mendapat sesuatu maklumat.

KUMPULAN SASARAN

Semua kakitangan SMK Tamparuli dan pelawat- pelawat dari luar.

STRATEGI

• Memastikan semua unit menghantar fail atau dokumen yang berkenaan dengan bidang masing-masing.

• Memastikan pengkemaskinian dilakukan dari semasa ke semasa terhadap fail-fail yang disimpan di bilik dokumentasi.

• Mengumpul dan merekod dokumen-dokumen yang di hantar.

• Menjaga dan menceriakan bilik dokumentasi dari semasa ke semasa.

SENARAI TUGAS BILIK DOKUMENTASI SEKOLAH

• Bertanggungjawab kepada pihak pentadbiran
• Mendaftarkan dokumen yang masuk di bilik UDS
• Mengumpul semua laporan setiap unit Pentadbiran, Kurikulum,HEM dan Kokurikulum
• Membuat pengkatalogan dokumen
• Mengeluarkan surat kepada setiap unit untuk tujuan melengkapkan dokumen di dalam bilik Unit
• Menjaga, menceriakan dan mengemas bilik dokumentasi dari semasa ke semasa
• Memastikan setiap unit/bahgian masing-masing ‘update fail’.

Kandungan Fail Unit

KANDUNGAN FAIL UNIT BERUNIFORM / KELAB / PERSATUAN DAN KELAB SUKAN DAN PERMAINAN

1. Surat permohonan penubuhan Unit Beruniform / Kelab / Persatuan dan Kelab Sukan / Permainan daripada guru / murid disertakan bersama :

1.1 Draf Perlembagaan

1.2 Draf aktiviti asas

1.3 Senarai Jawatankuasa Penaja.

2. Surat kelulusan penubuhan daripada Pengetua selaku Penolong Pendaftar Sekolah. Ada pernyataan keluusan penubuhan

3. Surat perlantikan sebagai Guru Pemimpin / Penasihat. Ada pernyataan penurunan kuasa pengelolaan dan penyeliaan.

4. Minit mesyuarat Agung penubuhan.

5. Perlembagaan yang disahkan oleh Pengetua.

6. Senarai jawatankuasa yang disahkan oleh Pengetua.

7. Perancangan aktiviti asas yang disahkan oleh Pengetua.

8. Jadual aktiviti tahunan yang disahkan oleh Pengetua.

9. Senarai keahlian yang disahkan oleh Guru Pemimpin / Penasihat.

10. Surat permohonan mengutip derma keahlian daripada Bendahari.

11. Surat kelulusan mengutip derma daripada Pengetua.

12. Akaun kewangan / belanjawan yang disahkan.

13. Surat permohonan untuk menjadi ahli gabungan daripada Guru Pemimpin / Penasihat kepada Pengetua

14. Surat kelulusan untuk menjadi ahli gabungan daripada Pengetua

15. Surat permohonan untuk menjadi ahli gabungan daripada Badan Induk.

16. Surat penerimaan untuk menjadi ahli gabungan daripada Badan Induk

17. Minit-minit mesyuarat yang diadakan

18. Surat-surat pekeliling yang berkaitan daripada

18.1 Kementerian Pelajaran Malaysia

18.2 Jabatan Pelajaran Sabah

18.3 Pejabat Pendidikan Gabungan / Daerah

18.4 Sekolah

19. Dokumen pencapaian cemerlang ahli-ahli

20. Laporan setiap aktiviti Mingguan

21. Laporan Lengkap Tahunan

22. Daftar penilaian bagi setiap ahli

23. Surat penyerahan kembali kuasa dan perlantikan sebagai Guru pemimpin daripada Guru Pemimpin kepada Pengetua

24. Stok dan inventori

25. Sampel-sampel Sijil / Surat Penghargaan

Objektif & Senarai Tugas Bahagian Ko-Kurikulum

FAIL MEJA

PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN KOKURIKULUM

OBJEKTIF

• Memberi panduan untuk melaksanakan tanggungjawab sebagai Guru Penolong Kanan Kokurikulum
• Membolehkan Guru Penolong Kanan Kokurikulum mengamalkan satu kaedah pengurusan yang sistematik.
• Menyediakan proses-proses yang boleh diikuti dan dinilai mengikut prosedur yang jelas.
• Menggerakkan pengurusan kokurikulum ke arah peningkatan kecemerlangan.

CARTA ORGANISASI

SENARAI TUGAS

Tugas Pengurusan Kokurikulum

Persatuan Dan Kelab

• Merancang kegiatan persatuan dan kelab
• Mengurus pemilihan peserta untuk kegiatan persatuan dan kelab
• Menyelia kegiatan persatuan dan kelab
• Menyelaras aktiviti-aktiviti persatuan dan kelab di dalam dan di luar sekolah

Pasukan Pakaian Seragam

• Merancang kegiatan pasukan pakaian seragam
• Mengurus pemilihan peserta untuk kegiatan pasukan pakaian seragam
• Menyelia kegiatan pasukan pakaian seragam
• Menyelaras aktiviti-aktiviti pasukan pakaian seragam di dalam dan di luar sekolah

Kelab Sukan Dan Permainan

• Merancang kegiatan kelab sukan dan permainan
• Mengurus pemilihan peserta untuk kegiatan kelab sukan dan permainan
• Menyelia kegiatan kelab sukan dan permainan
• Menyelaras aktiviti-aktiviti kelab sukan dan permainan di dalam dan di luar sekolah

Tugas Pentadbiran

• Menyelaraskan proses penubuhan kelab dan persatuan sebagaimana mengikut Peraturan (4) dalam Peraturan-peraturan Pendidikan (Persatuan Sekolah) 1998 seperti dalam Warta Kerajaan Malaysia Jilid 42, No. 11, Tambahan No. 21, Perundangan (A): P.U. 196 bertarikh 21hb. Mei 1998.


• Menyusun, menyelaras dan memantau takwim kegiatan kokurikulum sekolah
• Menyediakan anggaran belanjawan pengurusan kokurikulum
• Menentukan langkah-langkah keselamatan di dalam kegiatan kokurikulum telah diambil
• Membantu di dalam segala jenis penerbitan sekolah dalam hal kokurikulum
• Bertanggungjawab mengenai lawatan-lawatan anjuran pihak sekolah dengan mematuhi Peraturan (Melancong) Sekolah 1957
• Menyelaras hari-hari perayaan dan upacara sekolah (seperti Hari Kokurikulum Sekolah)
• Mennyelaras pembahagian murid-murid ke dalam kegiatan kokurikulum serta meningkatkan tahap pencapaian
• Menguruskan alatan dan kemudahan untuk kegiatan kokurikulum
• Memastikan rekod dan data kokurikulum disenggarakan dan dihantar sesalinan ke Pejabat Pendidikan Daerah dan Pejabat Pendidikan Negeri
• Menguruskan kursus dan latihan untuk guru dan murid dalam bidang berhubung dengan kokurikulum
• Mengenalpasti guru-guru dan murid-murid yang berpotensi dalam kegiatan kokurikulum dan mengadakan latihan untuk mereka
• Merancang aktiviti kokurikulum untuk murid-murid selepas peperiksaan dan semasa cuti sekolah

Tugas Pengurusan Koperasi Sekolah

• Mengatur rancangan jangka panjang dan jangka pendek serta menentukan perlaksanaannya
• Mengawasi perjalanan koperasi seperti yang ditetapkan oleh Undang-undang Kecil Koperasi.

Tugas Penerbitan Majalah Sekolah

• Merancang jadual kerja penerbitan majalah sekolah
• Menyelia perlaksanaan penerbitan majalah sekolah

Tugas-tugas Lain

• Menganggotai jawatankuasa-jawatankuasa yang diluluskan oleh Pengetua dari masa ke semasa.
• Melaksanakan arahan-arahan dan tugasan-tugasan lain yang diberikan oleh Pengetua dari masa kesemasa

Visi dan Misi

VISI SMK TAMPARULI
SMK TAMPARULI akan berada dalam kelompok 10 sekolah gemilang
di negeri SABAH pada tahun 2010

MISI SMK TAMPARULI

• Memimpin, mengurus, mentadbir sekolah dengan cekap dan berkesan
• Mengamalkan budaya kerja yang beretika
• Melahirkan pelajar yang cemerlang dalam akademik
• Melahirkan pelajar yang unggul dalam kokurikulum
• Melahirkan pelajar yang mempunyai sahsiah mulia
• Mewujudkan prasarana dan persekitaran sekolah yang selamat dan ceria
• Menjalinkan hubungan baik dengan ibu bapa dan komuniti

UNIT DOKUMENTASI SMK TAMPARLI 2009

LATAR BELAKANG

Unit dokumentasi sekolah mula ditubuhkan di sekolah ini sejak tahun 2006 namun pada ketika itu ia hanya menumpang tempat di bilik mesyuarat Pengetua. Pada penghujung 2008 bilik Unit Dokumentasi yang baru telah siap dibina dan kerja-kerja pembersihan, pemindahan semua dokumen dan keceriaan telah bermula secara berperingkat-peringkat. Bilik Unit Dokumentasi yang baru ini diberi nama “Hub - Multi Info” yang bermaksud tempat penyimpanan pelbagai maklumat.

Ia mula beroperasi pada 4 Januari 2009 dan penambahbaikan sedang dilakukan dari semasa ke semasa.

OBJEKTIF

• Tempat penyimpanan berpusat bagi segala dokumen-dokumen yang berkaitan dengan SMK Tamparuli.
• Tempat penyimpanan maklumat-maklumat yang berkaitan dengan pendidikan.
• Sumber rujukan utama kakitangan SMK Tamparuli dan pelawat-pelawat yang ingin mendapat sesuatu maklumat.

KUMPULAN SASARAN

Semua kakitangan SMK Tamparuli dan pelawat- pelawat dari luar.

STRATEGI

• Memastikan semua unit menghantar fail atau dokumen yang berkenaan dengan bidang masing-masing.

• Memastikan pengkemaskinian dilakukan dari semasa ke semasa terhadap fail-fail yang disimpan di bilik dokumentasi.

• Mengumpul dan merekod dokumen-dokumen yang di hantar.

• Menjaga dan menceriakan bilik dokumentasi dari semasa ke semasa.

SENARAI TUGAS BILIK DOKUMENTASI SEKOLAH

• Bertanggungjawab kepada pihak pentadbiran
• Mendaftarkan dokumen yang masuk di bilik UDS
• Mengumpul semua laporan setiap unit Pentadbiran, Kurikulum,HEM dan Kokurikulum
• Membuat pengkatalogan dokumen
• Mengeluarkan surat kepada setiap unit untuk tujuan melengkapkan dokumen di dalam bilik Unit
• Menjaga, menceriakan dan mengemas bilik dokumentasi dari semasa ke semasa
• Memastikan setiap unit/bahgian masing-masing ‘update fail’.