Laporan Aktiviti Unit Kelab dan Persatuan

KANDUNGAN FAIL LAPORAN AKTIVITI UNIT KELAB DAN PERSATUAN

1. Surat permohonan penubuhan Unit Beruniform daripada guru / murid disertakan bersama :
1.1 Perlembagaan
1.2 Aktiviti asas
1.3 Senarai Jawatankuasa Penaja.

2. Surat kelulusan penubuhan daripada Pengetua selaku Penolong Pendaftar Sekolah berserta pernyataan kelulusan penubuhan
2.1 Surat Kelulusan Penubuhan
2.2 Pernyataan Kelulusan Penubuhan

3. Surat perlantikan sebagai Guru Pemimpin / Penasihat dengan pernyataan penurunan kuasa pengelolaan dan penyeliaan.
3.1 Surat Perlantikan
3.2 Pernyataan Penurunan Kuasa

4. Minit mesyuarat Agung penubuhan.
4.1 Laporan Mesyuarat Agung

5. Senarai jawatankuasa yang disahkan oleh Pengetua.
5.1 Senarai JawatanKuasa

6. Perancangan aktiviti asas yang disahkan oleh Pengetua.
6.1 Perancangan Aktiviti

7. Jadual aktiviti tahunan yang disahkan oleh Pengetua.
7.1 Jadual Aktiviti Tahunan

8. Senarai keahlian yang disahkan oleh Guru Pemimpin / Penasihat.
8.1 Senarai Keahlian

9. Surat permohonan mengutip derma keahlian daripada Bendahari.

10. Surat kelulusan mengutip derma daripada Pengetua.

11. Akaun kewangan / belanjawan yang disahkan.

12. Surat permohonan untuk menjadi ahli gabungan daripada Guru Pemimpin / Penasihat kepada Pengetua

13. Surat kelulusan untuk menjadi ahli gabungan daripada Pengetua

14. Surat permohonan untuk menjadi ahli gabungan daripada Badan Induk.

15. Surat penerimaan untuk menjadi ahli gabungan daripada Badan Induk

16. Minit-minit mesyuarat yang diadakan

17. Surat-surat pekeliling yang berkaitan daripada

17.1 Kementerian Pelajaran Malaysia
17.2 Jabatan Pelajaran Sabah
17.3 Pejabat Pendidikan Gabungan / Daerah
17.4 Sekolah

18. Dokumen pencapaian cemerlang ahli-ahli

19. Laporan setiap aktiviti Mingguan

20. Laporan Lengkap Tahunan

21. Daftar penilaian bagi setiap ahli

22. Surat penyerahan kembali kuasa dan perlantikan sebagai Guru pemimpin daripada Guru Pemimpin kepada Pengetua

23. Stok dan inventori

24. Sampel-sampel Sijil / Surat Penghargaan

Laporan Aktiviti Unit Beruniform

KANDUNGAN FAIL LAPORAN AKTIVITI UNIT BERUNIFORM

1. Surat permohonan penubuhan Unit Beruniform daripada guru / murid disertakan bersama :

1.1 Perlembagaan

1.2 Aktiviti asas

1.3 Senarai Jawatankuasa Penaja.

2. Surat kelulusan penubuhan daripada Pengetua selaku Penolong Pendaftar Sekolah berserta pernyataan kelulusan penubuhan

2.1 Surat Kelulusan Penubuhan

2.2 Pernyataan Kelulusan Penubuhan

3. Surat perlantikan sebagai Guru Pemimpin / Penasihat dengan pernyataan penurunan kuasa pengelolaan dan penyeliaan.

3.1 Surat Perlantikan

3.2 Pernyataan Penurunan Kuasa

4. Minit mesyuarat Agung penubuhan.

4.1 Laporan Mesyuarat Agung

5. Senarai jawatankuasa yang disahkan oleh Pengetua.

5.1 Senarai JawatanKuasa

6. Perancangan aktiviti asas yang disahkan oleh Pengetua.

6.1 Perancangan Aktiviti

7. Jadual aktiviti tahunan yang disahkan oleh Pengetua.

7.1 Jadual Aktiviti Tahunan

8. Senarai keahlian yang disahkan oleh Guru Pemimpin / Penasihat.

8.1 Senarai Keahlian

9. Surat permohonan mengutip derma keahlian daripada Bendahari.

10. Surat kelulusan mengutip derma daripada Pengetua.

11. Akaun kewangan / belanjawan yang disahkan.

12. Surat permohonan untuk menjadi ahli gabungan daripada Guru Pemimpin / Penasihat kepada Pengetua

13. Surat kelulusan untuk menjadi ahli gabungan daripada Pengetua

14. Surat permohonan untuk menjadi ahli gabungan daripada Badan Induk.

15. Surat penerimaan untuk menjadi ahli gabungan daripada Badan Induk

16. Minit-minit mesyuarat yang diadakan

17. Surat-surat pekeliling yang berkaitan daripada

17.1 Kementerian Pelajaran Malaysia

17.2 Jabatan Pelajaran Sabah

17.3 Pejabat Pendidikan Gabungan / Daerah

17.4 Sekolah

18. Dokumen pencapaian cemerlang ahli-ahli

19. Laporan setiap aktiviti Mingguan

20. Laporan Lengkap Tahunan

21. Daftar penilaian bagi setiap ahli

22. Surat penyerahan kembali kuasa dan perlantikan sebagai Guru pemimpin daripada Guru Pemimpin kepada Pengetua

23. Stok dan inventori

24. Sampel-sampel Sijil / Surat Penghargaan

Carta Organisasi

Unit Dokumentasi Ko-Kurikulum 2009

LATAR BELAKANG

Unit dokumentasi sekolah mula ditubuhkan di sekolah ini sejak tahun 2006 namun pada ketika itu ia hanya menumpang tempat di bilik mesyuarat Pengetua. Pada penghujung 2008 bilik Unit Dokumentasi yang baru telah siap dibina dan kerja-kerja pembersihan, pemindahan semua dokumen dan keceriaan telah bermula secara berperingkat-peringkat.

Bilik Unit Dokumentasi yang baru ini diberi nama “Hub - Multi Info” yang bermaksud tempat penyimpanan pelbagai maklumat. Ia mula beroperasi pada 4 Januari 2009 dan penambahbaikan sedang dilakukan dari semasa ke semasa.

OBJEKTIF

• Tempat penyimpanan berpusat bagi segala dokumen-dokumen yang berkaitan dengan SMK Tamparuli.
• Tempat penyimpanan maklumat-maklumat yang berkaitan dengan pendidikan.
• Sumber rujukan utama kakitangan SMK Tamparuli dan pelawat-pelawat yang ingin mendapat sesuatu maklumat.
  

KUMPULAN SASARAN

• Semua kakitangan SMK Tamparuli dan pelawat- pelawat dari luar.
  

STRATEGI

• Memastikan semua unit menghantar fail atau dokumen yang berkenaan dengan bidang masing-masing.
• Memastikan pengkemaskinian dilakukan dari semasa ke semasa terhadap fail-fail yang disimpan di bilik dokumentasi.
• Mengumpul dan merekod dokumen-dokumen yang di hantar.
• Menjaga dan menceriakan bilik dokumentasi dari semasa ke semasa.
  

SENARAI TUGAS BILIK DOKUMENTASI SEKOLAH

• Bertanggungjawab kepada pihak pentadbiran
• Mendaftarkan dokumen yang masuk di bilik UDS
• Mengumpul semua laporan setiap unit Pentadbiran, Kurikulum,HEM dan Kokurikulum
• Membuat pengkatalogan dokumen
• Mengeluarkan surat kepada setiap unit untuk tujuan melengkapkan dokumen di dalam bilik Unit
• Menjaga, menceriakan dan mengemas bilik dokumentasi dari semasa ke semasa
• Memastikan setiap unit/bahgian masing-masing ‘update fail’.